Een uitgebreide gids voor de AVG bij aanwerving

Privacy van gegevens is een belangrijke kwestie geworden voor zowel consumenten als organisaties. Zowel privacy als de beveiliging van gegevens zijn een veelbesproken onderwerp geworden nu steeds meer mensen hun persoonlijke informatie toevertrouwen aan webplatforms of cloudservices en er tegelijkertijd meer datalekken voorkomen.

De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) wordt beschouwd als de strengste privacy- en beveiligingswetgeving ter wereld, die geldt voor elke organisatie over de hele wereld die van plan is om gegevens te verzamelen van mensen uit de EU. Organisaties die de wet overtreden, zullen waarschijnlijk zware boetes moeten betalen.

De vraag is nu wat de AVG te maken heeft met aanwerving. Als je een aanwerver bent, ben je verantwoordelijk voor het zorgvuldig verwerken van de privégegevens van je kandidaten.

De AVG is een belangrijk aspect voor de manier waarop je de persoonlijke gegevens van je kandidaten verkrijgt of gebruikt. In dit artikel gaan we de AVG uitleggen, wat het te maken heeft met aanwerving en hoe je de AVG naleving kunt garanderen.

Wat is de AVG?

Of je nu een uitzendbureau of een werkzoekende bent, je gegevens moeten altijd goed beschermd worden. Omdat de privacy van persoonsgegevens erg belangrijk is in de huidige digitale wereld, kwam de Europese Unie in 2018 met verschillende privacy en beveiligingswetten en noemde ze AVG of Algemene verordening gegevensbescherming. (GDPR of General Data Protection Regulation.)

Als je een ondernemer, bedrijfsleider of aanwerver bent, ben je de afgelopen maanden waarschijnlijk de term AVG al tegengekomen. De AVG heeft door de Europese Unie een impact op organisaties over de hele wereld.

Als je bijvoorbeeld een bedrijf hebt in Australië, maar op je website gegevens uit de EU verzamelt via internet, dan is de AVG van toepassing op je bedrijf. Ook als je een Amerikaanse onderneming bent die zich op een EU-publiek richt, zal je waarschijnlijk met deze nieuwe wet te maken krijgen.

De verordening zelf is omvangrijk, vergaand en weinig specifiek, waardoor de AVG naleving zeer omslachtig kan zijn, vooral voor het middelgrote en kleine bedrijf (MKB).

De AVG en de aanwervingsindustrie

Aanwervingsbureaus en werkgevers moeten de AVG naleven omdat het verzamelen en opslaan van gegevens van kandidaten een onderdeel van hun werk is. Het niet voldoen aan de AVG normen kan leiden tot een slechte bedrijfsreputatie en zware boetes.

Bij aanwerving zijn er twee belangrijke stappen waarbij een kandidaat meestal zijn gegevens deelt: het indienen van het sollicitatieformulier en de verwerking ervan.

Hier volgen enkele belangrijke punten van hoe de AVG je aanwervingsinspanningen beïnvloedt:

1.    De rechten van je kandidaten/sollicitanten volgens de AVG

Als aanwerver heb je legitieme belangen bij het verzamelen en verwerken van kandidaatgegevens. De AVG vereist dat je alle rechten van je sollicitanten respecteert:

• De kandidaten hebben het recht om hun informatie in elektronische vorm in te zien of op te vragen.

• Je moet kandidaatgegevens in je database bijwerken of corrigeren nadat een kandidaat je op de hoogte brengt van onjuiste of onvolledige informatie.

• Je moet de kandidaatgegevens verwijderen als je deze hebt verkregen zonder hun toestemming, of als een kandidaat besluit om de sollicitatie in te trekken of niet wil dat de sollicitatie verwerkt wordt.

Het belangrijkste punt hier is de toestemming van kandidaten over hoe zij willen dat aanwervers hun gevoelige gegevens gebruiken en verwerken. Als aanwervingsmanager heb je de toestemming van de kandidaat nodig wanneer je culturele, persoonlijke of genetische informatie gaat verwerken. Wanneer je om toestemming vraagt, moet je deze boodschap op een duidelijke en begrijpelijke manier overbrengen.

2.    Behoefte aan een duidelijk privacybeleid

Een van de doelstellingen van de AVG is het aanmoedigen van organisaties om transparant te zijn over de verwerking van consumenten- of kandidaatgegevens. Als aanwerver moet je een uitgebreid privacybeleid voor aanwerving hebben en dit ook beschikbaar stellen voor je kandidaten en werknemers. Het is ook belangrijk dat je de kandidaat informeert over het sollicitant volgsysteem (ATS: Applicant Tracking System) waarin je al hun gegevens voor aanwervingsdoeleinden opslaat.

Naleving van de AVG met het sollicitant volgsystemen (ATS)

Het ATS dat je gebruikt voor aanwervingsprocessen doet er wel degelijk toe als het gaat om de AVG. Elke tool die je gebruikt om kandidaatgegevens te verwerken, moet voldoen aan de AVG. Weet je niet zeker wat dit echt betekent? Dit is wat je moet doen bij het kiezen van een ATS voor aanwerving:

• Implementeer een ATS dat sterk de nadruk legt op gegevensbeveiliging en transparantie.

• Bewaar je kandidaatgegevens op één plaats, zodat je gemakkelijk informatie kunt wijzigen.

• Kies een slim ATS dat het verkrijgen en opslaan van de toestemming van kandidaten automatiseert.

• Zorg ervoor dat je aanwervingsmanager en ander HR-personeel een veilig en degelijk platform hebben om CV's te beoordelen en te verwerken.

• Vermeld het beleid inzake gegevensverwerking en aanwerving op je sollicitatieformulieren.

• Vraag om toestemming bij elke stap van het aanwervingsproces waarbij je kandidaatgegevens moet verwerken.

• Bewaar kandidaatgegevens niet onnodig lang zonder reden. Zodra je klaar bent met de aanwerving voor een functie en je de aanvullende informatie niet meer nodig hebt, verwijder je deze uit je systeem.

Op AI gebaseerde, geautomatiseerde aanwervingsplatforms zijn betrouwbaarder en veiliger dan de traditionele manieren om informatie over kandidaten te verzamelen, op te slaan of te verwerken. Het is voor geen enkele vooruitstrevende organisatie praktisch om handmatige aanwervingsmethoden en handmatige spreadsheets te gebruiken.

Zorg er daarom voor dat je een ATS implementeert dat voldoet aan de AVG normen om de privacy en bescherming van gegevens te garanderen. Door cloud-tools te implementeren, kan je de kans op een beveiligingslek in de toekomst nog meer verminderen.

Tips voor aanwervingsbureaus om de AVG na te leven

Heb je een juridisch team dat je helpt bij het opstellen van de algemene voorwaarden en het privacybeleid van je bedrijf? Zo niet, raadpleeg dan mensen die deskundig zijn op het gebied van de AVG. Dit zal je helpen bij het opstellen van een checklist over hoe je de AVG naleving bij je aanwervingsprocessen kunt garanderen.

Wanneer je de aanwervingsprocessen opnieuw ontwerpt, controleer dan dubbel of je kandidaatgegevens zoals CV's in je database opslaat met toestemming van de kandidaat. Zorg er ook voor dat je jouw contracten met externe klanten en verkopers opnieuw evalueert om te voldoen aan de AVG vereisten.

Wiggli kan je AVG gerelateerde uitdagingen voor eens en altijd oplossen

Stroomlijn je database van kandidaten en de rest van je aanwervingsprocessen met Wiggli, een talentmanagementsysteem dat voldoet aan de AVG. Het gebruiksgemak van het gegevensbeheer en de slimme mogelijkheden tot de automatisering van Wiggli zullen je helpen om aan de regelgeving te blijven voldoen. Tegelijkertijd kan je jouw doelstellingen voor de aanwerving van talent gemakkelijk en snel bereiken.