Freelance Management Systeem: alles wat je moet weten

Upwork, een toonaangevend freelance-platform, heeft een onderzoek uitgevoerd en vastgesteld dat 20% (10 miljoen mensen) van de huidige beroepsbevolking overweegt om met freelance te gaan werken. Het groeiende aantal freelancers heeft een aantal belangrijke gevolgen voor bedrijfsleiders en talentenjagers. Zo betekent de uitbreiding van het aantal freelancers dat bedrijven meer kans lopen om voltijdse werknemers te verliezen.

Maar het goede nieuws is dat organisaties toegang zullen krijgen tot grote pools van getalenteerde en hoogopgeleide onafhankelijke werknemers. Nu steeds meer mensen op zoek zijn naar flexibel werk op afstand, zullen bedrijven die niet overwegen om freelancers aan hun teams toe te voegen, een deel van het talent aan zich voorbij laten gaan.

Als je al met freelancers werkt en niet zeker weet hoe je ze moet beheren, zal deze blogpost je helpen om te begrijpen wat een freelance management systeem (FMS) is. We zullen het kort hebben over de functies van een FMS en hoe het organisaties helpt om te voldoen aan hun talentbehoeften.

Wat is een Freelance Management Systeem?

FMS is een cloud-gebaseerde oplossing die bedrijven helpt bij het stroomlijnen van alle financiële, administratieve en juridische aspecten van het werken met onafhankelijke contractanten. Het vermindert papierwerk terwijl het je algehele productiviteit verhoogt. Wanneer freelancers een belangrijk deel uitmaken van je personeelsbestand, heb je een degelijk FMS nodig om je processen te vereenvoudigen.

Van het inhuren van de juiste mensen tot het zorgen voor de naleving van regels, een FMS kan je helpen om betere resultaten te behalen en bespaart je tijd en geld. Als je al werkt met een tijdelijke werkkracht, begrijp je waarschijnlijk hoe complex en tijdrovend het is om alles te beheren zonder een systeem. Als bedrijf heb je een technische oplossing nodig als je met meer dan 10 freelancers samenwerkt.

Belangrijkste functies van een FMS

Je marketing-, financiële, HR-, juridische en andere afdelingen kunnen samen één FMS gebruiken, voor verschillende doeleinden. Je HR-team kan het bijvoorbeeld gebruiken om gestandaardiseerde contracten op te stellen en deze op te slaan in het systeem. Daarnaast kan de juridische afdeling hetzelfde platform gebruiken om de naleving van regels te waarborgen. Dit zijn enkele van de belangrijkste functies van een FMS:

1.    Het juiste talent vinden

Eén van de kenmerken van een goed FMS is dat het voor aanwervers makkelijker wordt om nieuwe freelancers te vinden. Omdat je snel freelancers moet inhuren, kun je niet veel tijd besteden aan het handmatig zoeken naar de juiste kandidaten. Het is een uitdaging en tijdrovende taak om bekwame, betrouwbare freelancers te vinden. Een FMS zal dat proces van het creëren van een talentpool eenvoudiger en sneller laten verlopen.

2.    De voorbereiding en het ondertekenen van contracten

Stel je eens voor hoe het eruit ziet als de gegevens van je freelancers over verschillende platforms verspreidt worden. Een slecht georganiseerde manier van het beheer van freelancers kost je alleen maar meer tijd en geld. Een FMS is de plaats waar je al jouw documenten kunt voorbereiden en opslaan, zonder fouten te maken. Van het opstellen van contracten tot onboarding, alles gebeurt binnen een systeem. Wanneer je een bepaald document nodig hebt, weet je precies waar je het kunt vinden.

3.    Het beheren van facturen en betalingen

We zien vaak dat relaties tussen bedrijven en freelancers moeizaam verlopen als gevolg van late betalingen. Wanneer je met freelancers werkt, is vertrouwen waarschijnlijk de meest cruciale factor die het goede verloop van de samenwerking bepaalt. Je wilt niet dat een inefficiënt facturerings- en betalingssysteem het vertrouwen tussen jou en je werknemers schaadt. Met een slim freelance management systeem kun je op een tijdsefficiënte manier facturen beheren en betalingen verwerken.

4.    Onboarding en offboarding

Een degelijk onboardingproces helpt bedrijven om freelancers snel inzetbaar te maken. Wanneer gestandaardiseerde onboardingprocessen ontbreken, is de kans groot dat je te maken krijgt met tijdrovend papierwerk, vertragingen en problemen. Met een FMS ben je in staat om iedere stap van je onboarding-checklist te stroomlijnen en te vereenvoudigen door middel van automatisering.

Offboarding is ook een cruciaal proces en je hebt een systeem nodig om dit goed te beheren. Een goed FMS zorgt ervoor dat je de basisprincipes van offboarding toepast. Bovendien geeft het je controle over de manier waarop freelancers toegang krijgen tot gevoelige informatie van je organisatie.

5.    Naleving van de wetgeving

Een van de uitdagingen waarmee managers te maken krijgen wanneer ze met onafhankelijke contractanten werken, is de bescherming van de ideeën en producten van het bedrijf. Daarom is het belangrijk om de nodige aandacht te besteden aan de naleving van de regels en documentatieprocessen. Het implementeren van het juiste FMS zal het proces van het beheren en ondertekenen van juridische documenten stroomlijnen.

6.    Time tracking

Ben je in staat om nauwkeurig de tijd bij te houden en weet je hoeveel tijd je freelancers aan ieder project besteden? Zo niet, dan moet je gebruik maken van een FMS dat je toegang geeft tot de urenregistratie van werknemers zonder een leerproces te moeten doorlopen. Toonaangevende freelance-platforms gebruiken hun time tracking tools om bedrijven te helpen bij het controleren van het proces van elk teamlid.

7.    Project management

Project management tools zijn voor bijna ieder bedrijf onmisbaar. Wanneer je met freelancers aan projecten werkt, moet je alles op één plaats georganiseerd houden: bestanden, taken, deadlines, betalingen en communicatie. Freelance talent management tools zijn ontworpen om bedrijven hierbij te helpen. Met een FMS heeft iedereen in je team vanaf ieder apparaat toegang tot de benodigde informatie, zonder iets te moeten downloaden of extra tools te gebruiken.

8.    Boekhoudkundige ondersteuning

Wanneer bedrijven werken met voltijdse werknemers die zich op de werkplek bevinden, gebruiken zij boekhoudsystemen om de financiën intern te beheren. Hetzelfde zou het geval moeten zijn wanneer je met freelancers werkt. Een FMS kan ervoor zorgen dat er geen behoefte is aan externe bedrijven om de financiële zaken te regelen. Idealiter zou je op zoek moeten gaan naar een platform dat meerdere functies aanbiedt zonder extra kosten.

                 9. Naadloze communicatie

Het spreekt voor zich dat de communicatie tussen freelancers en bedrijfsmanagers zonder problemen moet verlopen. Om de productiviteit te verhogen en projecten op tijd af te ronden, moet er een systeem zijn dat de communicatie stroomlijnt. Een FMS kan ook gebruikt worden om de communicatie tussen je organisatie en de freelancers vlot te laten verlopen.

Gebruik een FMS om je algemene productiviteit te verhogen

Er zijn meer dan 1,1 miljard freelancers in de wereld. Dit betekent dat meer dan 30% van de beroepsbevolking uit freelancers bestaat. Een FMS is onvermijdelijk als het gaat om het beheren van de groeiende behoefte aan freelancers. De uitdagingen en processen die we hierboven hebben genoemd, kunnen overweldigend lijken, maar de juiste toepassing van een talent management oplossing zal ervoor zorgen dat het zonder problemen verloopt.

Met één systeem kun je al jouw aanwervingsprocessen met betrekking tot onafhankelijke contractanten automatiseren. Het is tijd om ten volle te profiteren van talent wanneer jij dat nodig hebt, zonder je zorgen te maken over interne administratieve procedures.

Wiggli: De beste FMS tool

Wiggli is een op cloud-gebaseerde talent management tool die het voor jou super eenvoudig maakt om talentpools op te bouwen, de juiste mensen aan te nemen en een soepel onboarding- en offboardingproces toe te passen. Van het bijhouden van sollicitanten en het inhuren van talent tot aanwervingsmarketing, Wiggli heeft alles wat je nodig hebt om het talent dat jij nodig zoekt, in te huren en te beheren.