Gestion de Freelances (FMS) : tout ce qu'il faut savoir
Une récente enquête menée par Upwork, une plateforme de freelance leader sur le marché, a révélé que 20% (10 millions de personnes) de la population active actuelle envisage de se lancer dans le monde de l’auto-entreprenariat. Cette évolution entraîne des conséquences importantes pour les chefs d’entreprise ainsi que les chasseurs de talents. En effet, l’expansion des auto-entrepreneurs (freelances) implique que les entreprises sont plus susceptibles de perdre leurs employés à temps pleins.
En revanche, la bonne nouvelle est que les entreprises ont ainsi la possibilité d’accès et de collaboration avec des viviers de talents freelances talentueux et hautement qualifiés. De plus en plus de personnes privilégient un mode de travail flexible et à distance. Donc toute entreprise, qui n’envisage pas d’intégrer des freelances à son équipe, risque de rater de belles collaborations avec des talents hautement qualifiés.
Si vous travaillez déjà avec des freelances et rencontrez des difficultés quant à leurs gestions, cet article vous aidera à comprendre ce qu’est un outil de gestion de Freelances (Freelance Management System - FMS). Nous aborderons brièvement les fonctions d’un FMS et la manière dont il aide les entreprises à répondre à leurs besoins en matière de gestion de talents.
C’est quoi un Outil de Gestion de Freelances ?
Le Freelance Management System (FMS) est une solution cloud qui aide les entreprises à rationaliser tous les aspects financiers, administratifs et juridiques de la collaboration avec des freelances. Cet outil réduit la documentation en papier tout en améliorant votre productivité globale. Si les freelances constituent une part importante de vos équipes, il vous est indispensable de disposer d’un FMS performant afin de simplifier vos processus.
Qu’il s’agisse de recruter les bons talents ou de garantir la bonne conformité, le FMS peut vous aider à générer de meilleurs résultats ainsi que vous faire gagner du temps et de l’argent. Si vous avez déjà travaillé avec des collaborateurs externes, vous savez probablement à quel point il est difficile et fastidieux de tout gérer sans disposer de l’outil adapté. Si vous gérez plus de 10 freelances au sein de votre entreprise, vous devez disposer d’une solution technique de gestion.
Fonctions principales d’un FMS
Vos départements marketing, finance, RH, juridiques et autres peuvent utiliser un FMS pour différentes raisons. Par exemple, votre équipe de ressources humaines peut l’utiliser pour créer des contrats standardisés et les conserver dans le système pour une meilleure performance et un gain de temps. Ainsi, le service juridique peut également utiliser le même outil pour veiller à la conformité. Ci-après, quelques unes des principales fonctions d’un FMS :
1. Trouver les meilleurs talents
L’une des principales propriétés d’un bon FMS consiste à permettre aux recruteurs de trouver facilement de nouveaux freelances. Dans la mesure où vous devez engager des freelances rapidement, les recherches manuelles vont vous prendre beaucoup de temps. En outre, il est sans aucun doute difficile et fastidieux de trouver de nouveaux collaborateurs compétents et fiables. Toutefois, un FMS rendra le processus de création d’un vivier de talents rapide et facile.
2. Préparation et signature des contrats
Avoir vos données éparpillées sur différentes plateformes de freelance et de recrutement n’est pas la meilleure manière de gestion en termes de pertinence et de sécurité. En effet, une méthode désordonnée de gestion des freelances va vous coûter plus de temps et vous consommer plus d’argent. Un FMS est le moyen qui vous aidera à préparer et conserver vos documents de manière irréprochable. Tout se déroule au sein du même outil, de la préparation du contrat à l’intégration et l'accueil du freelance. En plus, quand vous souhaitez consulter un document particulier, vous savez exactement où le trouver facilement et rapidement.
3. Gestion des factures et des paiements
Il est fréquent que les relations entre les entreprises et les freelances se dégradent en raison de retards de paiement. Il faut savoir que la confiance est un facteur crucial qui détermine la qualité de vos collaborations quand vous travaillez avec des freelances. Et, il n’est pas question qu’un système de facturation et de paiement inefficace vienne briser le lien de confiance entre vous et vos collaborateurs. Un outil intelligent de gestion des freelances vous permet de gérer les factures et de traiter les paiements dans les meilleurs délais.
4. Intégration et désintégration des collaborateurs
Un processus d’intégration efficace aide les entreprises à préparer les freelances à intégrer leur équipe et à travailler rapidement. Toutefois, en l’absence d’un processus d'accueil structuré, vous risquez d’être confronté à des formalités administratives fastidieuses, des retards et des blocages. Avec un FMS, vous serez en mesure de rationaliser et de simplifier chaque étape de votre stratégie d’intégration grâce à l’automatisation.
La désintégration et le départ (off-boarding) sont également un moment crucial et vous avez besoin d’un outil pour les gérer correctement. Un bon FMS vous permettra de bien maîtriser les bases de la désintégration. En outre, il vous permet de mieux contrôler l’accès des freelances aux informations confidentielles de votre entreprise.
5. Conformité
L’un des défis auxquels les responsables de recrutement sont confrontés lors d’une collaboration avec des freelances est la protection des concepts et des produits de l’entreprise. C’est là que vous devez accorder une attention particulière à vos processus de conformité et de documentation. La mise en œuvre d’un FMS performant simplifiera votre processus de gestion et de signature des documents juridiques.
6. Suivi du temps
Êtes-vous en mesure de faire le suivi précis du temps de travail et savoir combien de temps vos freelances consacrent à chaque projet ? Si ce n’est pas le cas, vous devez recourir à un FMS qui vous permet d’accéder aux fiches de suivi du temps de travail des collaborateurs sans être confronté à une courbe d'apprentissage . Les principales plateformes de freelance utilisent leurs propres outils de suivi du temps pour aider les entreprises à superviser le processus et durée de travail de chaque membre de l’équipe.
7. Gestion de projet
Les outils de gestion de projet sont essentiels pour la majorité des entreprises. En effet, il convient de tout organiser en un seul endroit lorsque vous gérez des projets avec des freelances : fiches, missions, tâches, étapes du projet, paiement et communication. Les outils de management des freelances sont conçus pour aider les entreprises à y parvenir. Grâce à un FMS, tous les membres de votre équipe auront un accès facile et rapide aux informations requises, depuis n’importe quel appareil sans nécessiter le téléchargement ou l’utilisation d’outils supplémentaires.
8. Support comptable
Les entreprises qui travaillent avec des employés à temps plein et sur place utilisent des systèmes comptables pour leur propre gestion financière. Il devrait en être de même lors d’une collaboration avec un ou des freelances. En effet, un FMS performant peut éviter de faire appel à des prestataires externes pour la gestion de vos opérations financières. Vous devriez idéalement rechercher un outil de gestion des freelances multifonctionnel et sans coûts supplémentaires.
9. Communication transparente
Il va sans dire que la communication entre les freelances et les dirigeants ou chefs d’entreprise doit être transparente. Pour des raisons d’optimisation et de pertinence, notamment pour stimuler la productivité de vos équipes et mener à bien les projets dans les délais, il faut disposer d’un outil qui rationalise la communication. Un FMS peut également prendre en charge toute la communication de votre entreprise.
Utiliser un FMS pour stimuler votre productivité globale
Il existe plus de 1,1 milliard de freelances dans le monde. Cela signifie que plus de 30% de la population active est composée de freelances. La mise en place d’un FMS devient primordiale et inévitable lorsqu’il s’agit de la gestion de ce besoin croissant de collaboration avec les freelances. Les défis et les démarches susmentionnés peuvent sembler insurmontables mais l'implémentation d'une solution adéquate de gestion de talents les rendra insignifiants.
Un seul outil peut automatiser tous vos processus de recrutement relatifs aux freelances. Il est temps de bénéficier pleinement de la disponibilité de ces talents performants sans vous soucier de la complexité bureaucratique interne.
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